Co to jest Gift Aid?
Jest to akcja zachęcająca wszystkie osoby płacące podatek dochodowy, by wypełniły i podpisały deklarację, która stwierdza, że wszystkie ofiary składane przez sygnatariusza na rzecz organizacji dobroczynnej (w naszym przypadku Polish Benevolent Fund, który tworzą wszystkie Polskie Wspólnoty Katolickie w Anglii i Walii) powinny być traktowane jako ofiary Gift Aid. Na mocy tej deklaracji, parafia otrzymuje od Urzędu Podatkowego zwrot podatku zapłaconego przez ofiarodawcę w wysokości 22% darowizny. Czyli za każdego funta danego jako Gift Aid, Urząd Podatkowy zwraca parafii 28 pensów.

Kto może podpisać Deklarację Gift Aid?
Każda osoba, która otrzymuje jakikolwiek dochód (zarobek, emerytura, procent bankowy od oszczędności), od którego płaci brytyjski podatek dochodowy (U.K. Income Tax). Deklarację Gift Aid mogą podpisać zarówno rezydenci U.K., jak i osoby przebywające w Wielkiej Brytanii czasowo i płacące brytyjski podatek dochodowy.

Oprócz osób płacących podstawową (22%) lub wyższą stawkę podatkową (40%) do akcji Gift Aid mogą się także włączyć osoby płacące niższą stawkę podatkową (10%); pod warunkiem, że podatek, który ofiarodawca zapłacił w danym roku jest nie mniejszy niż zwrot podatku, o który ubiega się parafia.

Jakie warunki muszą być spełnione aby ofiara złożona na parafię mogła być potraktowana jako Gift Aid?
Aby ofiara złożona na parafię mogła być traktowana jako Gift Aid muszą być spełnione trzy warunki:

1. Ofiarodawca musi uprzednio podpisać DEKLARACJĘ GIFT AID, wprowadzoną przez Urząd Podatkowy 6 kwietnia 2000 roku;
2. Ofiarodawca płaci podatek w Wielkiej Brytanii;
3. Zwrot podatku, o który ubiega się parafia, nie przekracza podatku zapłaconego w danym roku przez ofiarodawcę.

Deklaracja
Aby deklaracja była uznana przez urząd podatkowy, musi ona zawierać podpis ofiarodawcy i datę podpisu. Przy wypełnianiu deklaracji Gift Aid trzeba pamiętać, aby czytelnie wpisać imiona, nazwiska i dokładny adres, podając cały kod pocztowy. Deklaracja wypełniona niedokładnie lub niewyraźnie, jest traktowana przez urząd podatkowy za nieważną. W razie kontroli systemu Gift Aid parafia będzie musiała zwrócić całą sumę otrzymaną od urządu podatkowego w oparciu o taką deklarację.

W przypadku zmiany nazwiska lub adresu, nie trzeba podpisywać nowej deklaracji, natomiast referent Gift Aid jest zobowiązany nanieść zmiany na istniejącą Deklarację i poinformować o tym biuro Gift Aid. Jeśli ofiarodawca powiadomił parafię o zmianie adresu lub nazwiska (w przypadku pań wychodzących za mąż) pisemnie, trzeba taki list zachować w teczce danego ofiarodawcy. Jeśli ofiarodawca, powiadomił parafię o zmianie adresu lub nazwiska telefonicznie lub ustnie, trzeba odnotować datę powiadomienia i sposób jej przekazania. Wszystkie nowo podpisane oryginały deklaracji muszą być odesłane do biura Gift Aid, a fotokopie deklaracji zachowane w parafii.

W przypadku, gdy zaistnieje przerwa w płaceniu dotacji po podpisaniu deklaracji Gift Aid, deklaracja ta zachowuje ważność, chyba, że dana osoba poinformuje referenta Gift Aid, że wycofuje się z akcji. W tym wypadku, referent powinien odnotować ten fakt na deklaracji, podając datę zawiadomienia lub datę podaną przez ofiarodawcę jako kończącą jego udział w Gift Aid. Gdyby po jakimś czasie osoba ta chciała ponownie włączyć się do akcji Gift Aid powinna podpisać nową deklarację.

Formularz deklaracji Gift Aid (który musi zawierać nazwisko i przynajmniej inicjał imienia, adres z pełnym kodem pocztowym i datą) może być także wydrukowany na kopertach, dostępnych dla gości odwiedzających parafię. Jeśli formularz takiej deklaracji został wypełniony i podpisany a ofiara złożona w tej kopercie, ofiarę tą można traktować jako Gift Aid. Kopertowe deklaracje muszą być zachowane w parafii przez okres 6 lat.

Sposób składania ofiar Gift Aid
Aby ofiara złożona na parafię mogła być traktowana jako Gift Aid, musi być to ofiara złożona przez indywidualną osobę, która uprzednio podpisała deklarację.

Dochód uzyskany z jakichkolwiek imprez organizowanych na terenie parafii np. bazar, loteria, „jumble sale”, nie może być traktowany jako Gift Aid.

Pieniądze zebrane przez indywidualną osobę, w wyniku sponsorowanej aktywności, mogą być traktowane jako ofiara Gift Aid. W tym wypadku sponsorzy muszą podpisać specjalną deklarację, dostępną w centralnym biurze Gift Aid. Jeśli sponsorami są osoby blisko spokrewnione - żona/mąż brat/siostra, pieniądze przez nich przekazane nie mogą być traktowane jako Gift Aid.

Zbiórki na cele specjalne np. na pomoc dla Kościoła na terenie byłego ZSRR, misjonarzy itp. mogą być uwzględnione jako Gift Aid, ale tylko po uzyskaniu pozwolenia przez PBF od urzędu podatkowego. Urząd podatkowy musi bowiem zatwierdzić taką zbiórkę i poda warunki, na jakich zbiórka ta może być organizowana.

Ofiary Gift Aid mogą być składane jako: gotówka, czek lub standing order.

Każda ofiara złożona jako Gift Aid musi posiadać „audit trail”, aby można ją przypisać konkretnej osobie, która podpisała Deklarację Gift Aid

GOTÓWKA składana regularnie jako Gift Aid musi być przekazana w kopercie z zaznaczeniem daty, nazwiska ofiarodawcy lub numeru identyfikacyjnego.

Po otwarciu koperty trzeba:

• Zanotować wysokość ofiary na kopercie;
• Odnotować w parafialnej książkce kasowej Gift Aid wysokość sumy pieniężnej i datę jej otrzymania.

• książeczkę wpłat tylko dla ofiar złożonych jako Gift Aid - używaną przez referenta Gift Aid;
• książkę na wszystkie inne wpłaty - używaną przez skarbnika parafii.

W jaki sposób można się wycofać z akcji Gift Aid?
Aktywny członek akcji Gift Aid może się w każdej chwili wycofać, bez konieczności powiadomienia parafialnego referenta. Stąd potrzeba prowadzenia dokładnej miesięcznej ewidencji wszystkich wpłat; zwłaszcza tych płaconych jako standing order. Zawsze trzeba się bowiem liczyć z możliwością pomyłki przez bank lub skasowaniem standing order przez ofiarodawcę bez powiadomienia ks. proboszcza lub parafialnego referenta Gift Aid.

Limit ofiar składanych jako Gift Aid
Przy systemie Gift Aid nie ma ograniczeń ofiar, poza tym, że ofiarodawca płaci podatek nie mniejszy niż zwrot podatku, o który parafia się ubiega.

PRZYKŁADY:

1. Pan N, płaci podatek roczny w wysokości Ł15 i składa w kościele na tacę Ł1 co niedzielę – rocznie Ł 52. Pan N podpisuje deklarację Gift Aid i składa tego samego funta jako Gift Aid w numerowanej kopercie. Ofiary są zapisywane w parafialnym rejestrze Gift Aid. Referent deklaruje Ł 52 jako ofiarę złożoną przez Pana N w Schedule of Repayment Claim. Parafia otrzymuje zwrot podatku Ł 14.52 ( 28p x 52).
2. Pani Z płaci podatek roczny w wysokości Ł15. Pani Z płaci na tacę co niedzielę Ł 2 – rocznie Ł104. Chociaż teoretycznie parafia mogłaby się ubiegać o Ł 29.12 jako zwrot podatku w rzeczywistości parafia może ubiegać się tylko o Ł 15 jako zwrot podatku w ramach Gift Aid jako, że jest to podatek jaki Pani Z. zapłaciła w danym roku.

W razie kontroli parafialnego systemu Gift Aid, każda parafia musi wykazać:

1. Ważne deklaracje Gift Aid;
2. Ewentualne listy podające zmianę adresu lub nazwiska ofiarodawcy (dotyczy to pań wychodzących za mąż); przy braku listownego powiadomienia inspektor sprawdzi czy odnotowana jest data i sposób przekazania zmian;
3. „Audit trail” każdej dotacji Gift Aid – od momentu złożenia ofiary do momentu wpływu tej dotacji na konto parafialne.
4. Ewentualne zawiadomienia o wycofaniu się z akcji Gift Aid.

Aby prześledzić „audit trail” każdej dotacji Gift Aid, inspektor sprawdzi:

1. Wyciągi bankowe (bank statements);
2. Stare książeczki kasowe (cheque - books stubs) ze wszystkich kont parafialnych, celem sprawdzenia komu wypłacane były czeki w sprawdzanym okresie;
3. Parafialną książkę kasową w której wpisywane są ofiary Gift Aid składane gotówką;
4. Parafialne książki bankowe używane przez referenta do wpłat ofiar złożonych jako gotówka lub czek;
5. Koperty kowenantowe z jednego miesiąca w każdym roku za okres ostatnich 6-ciu lat;
6. Kopertowe deklaracje z ostatnich 6-ciu lat;
7. Korespondencję otrzymaną w parafii od osób składających Gift Aid np. listy od osoby, która wcześniej podpisała deklarację Gift Aid informujący, że przesyłka zawierała gotówkę, którą traktuje jako ofiarę Gift Aid;
8. Parafialny wykaz osób składających ofiary w formie Gift Aid.